In merito all’archiviazione digitale dei documenti, in sintesi, i vantaggi riscontrabili sono i seguenti:

	Possibilità di automatizzare e semplificare la gestione della veicolazione del documento ( cioè il passaggio dei documenti tra scrivanie e/o reparti aziendali ed eventuali livelli di validazione dello stesso )
	Possibilità di alimentare automaticamente il data-base documentale direttamente da Word / Excel / Outlook etc.
	Ottimizzazione e semplificazione della gestione della procedure previste dal manuale della qualità nonché alla sua manutenzione
	Ottimizzazione del reperimento dei documenti aziendali per qualsiasi operatore della stessa
	Possibilità di personalizzazione dei livelli di accesso\visualizzazione\modifica dei documenti o gruppi di documenti aziendali in ottemperanza alle direttive in merito a quanto richiesto in materia di legge sulla Privacy
	Storico delle revisioni apportate ai vari documenti
	Predisposizione dell’azienda all’utilizzo della firma digitale
	Predisposizione dell’azienda all’archiviazione sostitutiva a quella cartacea per i documenti fiscali.
	Integrazione con i nostri gestionali

Con tale gestione è possibile organizzare il flusso e la memorizzazione dei documenti aziendali sia in ingresso che in uscita. Infatti, tramite la definizione di chiavi di ricerca personalizzate, si crea un vero e proprio data-base aziendale dei documenti la cui gestione e archiviazione diventa così un processo organizzativo di utilità, anche nel tempo, fondamentale per l’Azienda.

I vantaggi sono evidenti:

	maggiore efficienza del personale grazie alla tempestività nell’accesso ai documenti e alla riduzione del tempo di elaborazione di pratiche e dei relativi flussi
	informazioni in tempo reale e statistiche sull’ avanzamento dei flussi con possibilità di agire per migliorare l’organizzazione del lavoro d’ufficio
	invio per posta elettronica dei documenti (anche quelli fiscali) diminuendo drasticamente i costi di spedizione e fornendo contemporaneamente un servizio più tempestivo a clienti, fornitori e collaboratori
	possibilità di eliminazione degli archivi cartacei obbligatori sia ai fini civilistici che fiscali
	Uniformità organizzativa per gran parte delle persone e per il loro modo di lavorare

Con la gestione dell’archiviazione dei documenti si ha una revisione dei costi che l’Azienda quotidianamente subisce, perchè interviene sui processi fondamentali della stessa quasi tutti basati sulla carta stampata internamente o ricevuta da terzi, sui documenti elettronici (e-mail,suite di Office, ecc) trasformati per uso interno in documento cartaceo ( in questo caso con un processo inverso). Quindi si ottiene un aumento della produttività con una riduzione dei tempi di gestione di un processo documentale .

Inoltre è previsto un sofisticato sistema di protezione dell’accesso e riproduzione dei documenti. Protezione verso la singola persona, il gruppo di persone dell’Ufficio, barriere per tipologia di documenti, fino ad arrivare alla protezione del singolo documento e cioè rendere a tutti gli altri un proprio documento “fantasma”.